Grispi, müşteri destek süreçlerinizi daha düzenli ve verimli hale getirmek için iki önemli yapı sunar: Organizasyonlar ve Gruplar. Bu yapılar sayesinde hem son kullanıcılarınızı hem de ekip üyelerinizi etkili şekilde sınıflandırabilir, talepleri doğru kişilere yönlendirebilir ve iş akışlarınızı optimize edebilirsiniz.
🏢 Organizasyonlar Nedir?
Organizasyon, Grispi’de son kullanıcıları (müşterileri) bir firma veya yapı altında gruplayarak taleplerin bu yapı üzerinden takip edilmesini sağlar.
✔️ Organizasyonların Avantajları:
- Kurum bazlı talep takibi: Aynı firmaya bağlı kullanıcıların taleplerini tek ekranda görmenizi sağlar.
- Yinelenen taleplerin önlenmesi: Kullanıcılar birbirlerinin taleplerini görebileceği için tekrar eden başvurular engellenebilir.
- Toplu filtreleme ve raporlama: Organizasyon bazlı filtreler oluşturabilir ve raporlar alabilirsiniz.
- E-posta alan adı ile otomatik eşleştirme: İlk kez talep gönderen kullanıcı, e-posta uzantısına göre organizasyona otomatik olarak eklenebilir.
- Çok dilli destek yönetimi: Dil bazlı organizasyonlar oluşturulabilir, talepler dil yetkinliği olan temsilcilere yönlendirilebilir.
🎯 Kullanım Senaryosu:
Örneğin, müşteriniz olan “ABC Holding” adlı firmayı bir organizasyon olarak tanımlayıp, bu firmada çalışan tüm kullanıcıları bu organizasyona dahil edebilirsiniz. Böylece ABC Holding’e ait tüm destek taleplerini tek noktadan izleyebilir, analiz edebilir ve özel filtreler tanımlayabilirsiniz.
👥 Gruplar Nedir?
Gruplar, sadece Grispi ekip üyeleri arasında oluşturulan yapıdır. Gruplar, destek taleplerini ilgili ekip ya da uzmanlık alanına göre yönlendirmek için kullanılır.
📌 Not: Gruplar, son kullanıcıları içeremez. Sadece temsilciler bu yapıya dahil edilir.
✔️ Grupların Avantajları:
- Departman bazlı iş bölümü: Ekip üyelerinizi Lojistik, Muhasebe, Teknik Destek gibi departmanlara ayırabilirsiniz.
- Uzmanlık bazlı yapılandırma: Karmaşık talepleri özel teknik gruplara, öncelikli talepleri deneyimli temsilcilere yönlendirebilirsiniz.
- Gizli ve hassas bilgi yönetimi: Özel veya kişisel veri içeren talepler için erişimi sınırlı özel gruplar oluşturabilirsiniz.
- İş akışı otomasyonu: Talep türüne, önceliğe veya etiketlere göre belirli gruplara otomatik yönlendirme kuralları tanımlayabilirsiniz.
🎯 Kullanım Senaryosu:
Destek ekibinizi “Teknik”, “Satış Sonrası” ve “Hukuki Destek” gruplarına ayırabilirsiniz. Gelen talepler, etiketlere veya konu başlıklarına göre ilgili gruba atanır. Böylece her temsilci sadece kendi uzmanlık alanına düşen taleplerle ilgilenir.
👤 Son Kullanıcı Nedir?
Son kullanıcı, Grispi’de destek talebi oluşturan müşteri ya da müşteri temsilcisidir.
Organizasyonlar bu kullanıcıları gruplayarak daha merkezi ve kontrollü bir destek deneyimi sağlar.
Özet: Organizasyonlar vs. Gruplar
| Özellik | Organizasyonlar | Gruplar |
|---|---|---|
| Kimi kapsar? | Son kullanıcıları (müşteriler) | Ekip üyeleri (temsilciler) |
| Ne için kullanılır? | Müşteri taleplerini firma bazında yönetmek | Talepleri ekip/departman bazında yönetmek |
| Otomatik atama? | Evet (e-posta alan adına göre) | Evet (etiket, talep türü, öncelik vb.) |
| Filtre desteği? | ✔️ | ✔️ |
| Özel grup yapısı? | ❌ | ✔️ (ör. hassas bilgi grupları) |
✅ Sonuç
Grispi’de organizasyonlar ve gruplar, destek operasyonlarınızın yapısal olarak güçlü ve sürdürülebilir olmasını sağlar:
- Organizasyonlar ile müşteri merkezli destek
- Gruplar ile ekip merkezli yönetim
- Otomasyonlarla iş yükü azaltma
- Yetki ve erişim kontrollü bir sistem
Nasıl organizasyon oluşturabilirim? makalesine buradan ulaşabilirsiniz.
