Grispi’de yer alan Takım İçi Not özelliği, destek talepleri üzerinde yalnızca ekip üyeleri tarafından görülebilecek dahili notlar bırakmanızı sağlar. Bu özellik, özellikle birden fazla temsilcinin aynı talep üzerinde çalıştığı durumlarda koordinasyonu artırmak, ek bilgi aktarmak ve iş akışlarını daha düzenli hale getirmek için oldukça faydalıdır.
🧩 Takım İçi Not Nedir?
Takım içi not, bir destek talebine ait sayfa içerisinden sadece destek ekibi üyeleri tarafından görülebilen, müşteriye gösterilmeyen yorum alanıdır.
- Müşteriler bu notları göremez.
- Diğer ekip üyeleri talebe eriştiğinde bu notları inceleyebilir.
- Notlar iş takibi, özel yönlendirmeler ve durum güncellemeleri için kullanılabilir.
✍️ Takım İçi Not Nasıl Eklenir?
- Bir talep sayfasına gidin.
- Yanıt alanının altında yer alan “Takım İçi Not” sekmesine tıklayın.
- Notunuzu yazın ve “Not Ekle” butonuna tıklayın.
💡 Bu not, sonraki temsilciler tarafından görülecek; ancak müşteriye yansıtılmayacaktır.
⚙️ Takım İçi Not Görünürlüğü Nasıl Ayarlanır?
Takım içi notların nasıl çalıştığını belirleyen görünürlük ayarı, hesap genelinde yapılandırılabilir.
Ayarı değiştirmek için:
- Ayarlar > Hesap Ayarları menüsüne gidin.
- “Varsayılan Yorum Görünürlüğü” alanını bulun.
- Buradan iki seçenekten birini belirleyin:
- Herkese Açık: Varsayılan olarak yorumlar müşteriyle paylaşılır (kullanıcı isterse özel not ekleyebilir).
- Dahili: Varsayılan olarak yorumlar sadece ekip içinde görünür (kullanıcı isterse müşteriye açık hale getirebilir).
✅ Bu ayar, tüm kullanıcılar için yorumun ilk hali nasıl kaydedileceğini belirler. Her yorumun görünürlüğü manuel olarak da değiştirilebilir.
🛠️ Takım İçi Notların Kullanım Senaryoları
- Temsilci Değişiminde Bilgi Aktarımı: Yeni devralan temsilciye özel durumların aktarılması
- Yönetici Bilgilendirmesi: Talep içinde yöneticilere not düşmek
- İş Akışına Dair Notlar: Devam eden işlemler, dış sistem kontrolleri, bekleme durumları vb.
🔐 Güvenlik ve Erişim
- Takım içi notlar sadece yetkili kullanıcılar tarafından görülebilir.
- Müşteri panelinde hiçbir şekilde görüntülenmez.
- Notlar raporlama sistemine dahil edilmez, ancak iç süreç takibi için değerlidir.
Sonuç
Grispi’nin Takım İçi Not özelliği, müşteriyle iletişimi bozmadan ekip içinde daha sağlıklı ve organize bir bilgi akışı sağlar. Özellikle iş yükünün yüksek olduğu çağrı merkezi ve destek ekipleri için vazgeçilmez bir araçtır.
